Bir toplantı notunun altına sözleşmenin PDF’ini sürükleyip bıraktığında iki farklı şeyden biri oluyor ve arayüzde ikisi de aynı görünüyor. Dosya ya çalışma alanının içine kopyalanıyor ya da diskindeki asıl konumuna bir işaret bırakılıyor. Fark, o gün hiçbir şeyi değiştirmiyor. Altı ay sonra, dizüstünü değiştirdiğinde ya da yedekten dönmen gerektiğinde her şeyi değiştiriyor.
Gömülü ek ile bağlantı arasındaki fark
Gömülü ekte dosyanın bir kopyası uygulamanın deposuna yazılıyor. Asıl dosyayı Masaüstü’nden silsen bile notun altındaki ek açılmaya devam ediyor, çünkü artık iki ayrı kopya var ve biri çalışma alanının parçası.
Bağlantıda ise depoya yalnızca bir yol yazılıyor. Dosyayı başka klasöre taşıdığında bağlantı kırılıyor, cihazı değiştirdiğinde de zaten çalışmıyor. Yer kaplamaması bunun karşılığı, kırılganlığı ise bedeli.
Hangisinin geçerli olduğunu anlamanın kaba ama işe yarayan bir yolu var: ek yükleme sırasında bir ilerleme çubuğu gördüysen dosya kopyalanmıştır. Anında eklendiyse muhtemelen yalnızca bir yol kaydedilmiştir.
Yedek neyi kapsıyor
Gecelik snapshot çalışma alanının deposunu kapsıyor. Yani gömülü ekler yedeğin içinde, bağlantılı dosyalar dışında. Bu ayrım, “yedeğim var” cümlesinin ne kadarını karşıladığını belirliyor ve çoğu kişi bunu ancak geri yüklerken öğreniyor.
İkinci ayrım daha ince. Bir yedek çalışma alanıyla aynı diskte duruyorsa, yanlışlıkla silinen bir sayfa için işe yarıyor; çalınan bir dizüstü ya da ölen bir disk karşısında hiçbir işe yaramıyor. Aynı diskteki kopya bir sürüm geçmişi sayılır ve tek yedek olarak sayılmaz.
Dışa aktarma en sert testi yapıyor
Markdown olarak dışa aktar, çıkan klasöre bak. Gördüğün şey uygulamanın gerçekten ne sakladığının en dürüst özeti.
Gömülü ekler bir alt klasöre çıkıyor ve markdown içinden göreli yolla bağlanıyor. Bağlantılı dosyalar çıkmıyor; yerlerine, artık senin diskinde bir yeri gösteren mutlak bir yol kalıyor. O yolun altı ay sonra hâlâ doğru olma ihtimali düşük.
Bu testi bugün yap, çünkü çıkan sonucu düzeltmek kolay: birkaç önemli dosyayı bağlantıdan gömülüye çevirmek bir sürükle bırak işi.
Kota tarafındaki gerçek
Tarayıcıda çalışan bir çalışma alanında ekler notlarla aynı kotadan yiyor ve o kota diskin bir yüzdesi olarak hesaplanıyor. Yüz megabaytlık tarama dosyalarını nota gömmek, üç yıllık metin arşivinden daha hızlı yer tüketiyor.
Pratik kural basit. Okunması gereken belgeler gömülür. Ham video, disk imajı ve tarama arşivi gömülmez; onlar bulut depolamada durur ve nota yalnızca bir bağlantı düşer.
Beş dakikalık kontrol
Üç adım, tek seferlik.
Bir kez dışa aktar ve klasörü aç. Eklerin gerçekten çıktığını gözünle gör. Sonra yedek ekranından son snapshot’ın tarihine ve boyutuna bak; boyut beklediğinden çok küçükse ekler yedeğin dışında kalıyor demektir. Son olarak dışa aktardığın klasörü başka bir diske kopyala.
Üçü de bir defa yapılıyor. Sonrasında “ekim yedekte mi” sorusunu bir daha sormuyorsun.