Yeni bir not uygulamasında ilk yarım saat neredeyse her zaman aynı işle geçiyor: bir klasör ağacı kuruluyor, sonra o ağacın yanlış kurulduğu fark ediliyor ve baştan kuruluyor. Yanlış olan ağaç değil. Yanlış olan, hangi soruyu cevaplamaya çalıştığının hiç sorulmamış olması.
Klasörün tek kuralı, tek sorunu
Bir klasör bir notu tam olarak bir yere koyuyor ve bu, klasörün hem gücü hem sınırı. Gücü: her notun bir evi var, “nereye koyacağım” sorusunun cevabı tek ve o cevap altı ay sonra da aynı kalıyor. Sınırı ise ilk gerçek notta çıkıyor.
Bir müşteri toplantısında yeni bir fiyatlandırma modeli konuşuldu diyelim. Not Müşteriler/Acme altına mı gidecek, Fiyatlandırma altına mı, 2026 Toplantılar altına mı? Üçü de savunulabilir. Karar verdikten sonra da o notu diğer iki yoldan arayan kişi bulamayacak ve o kişi büyük ihtimalle sensin.
Etiketin tek kuralı, tek sorunu
Etiket bir notu aynı anda birden çok yere koyabiliyor ve yukarıdaki sorunu doğrudan çözüyor. Aynı not acme, fiyatlandırma ve toplantı etiketlerini birlikte taşıyabilir.
Bedeli bir yıl sonra ortaya çıkıyor: elinde acme, Acme, acme-corp ve müşteri-acme etiketleri birden duruyor, hiçbiri notların hepsini kapsamıyor ve etiket listesinin kendisi gezilemeyecek kadar uzuyor. Etiket ucuz. Ucuz olduğu için çoğalıyor, çoğaldığı için değersizleşiyor.
Asıl soru: nasıl aramaya başlıyorsun
İkisi arasında seçim yapmak yerine şunu sor: altı ay sonra o notu ararken aklına ilk gelen şey ne olacak?
Cevap “hangi projeydi” ise klasör doğru araç, çünkü projeler başlayıp biter ve biten bir projenin klasörü arşive taşınıp gözünün önünden çıkar. Cevap “hangi konuydu” ise etiket kazanıyor. Konular projelerin arasından geçer ve hiç bitmez. Cevap “şu cümle geçiyordu” ise ikisine de gerek yok; tam metin arama zaten bulur.
Bu üçüncü ihtimal, son on yılda en çok değişen şey. Arama iyi çalıştığında klasör ağacının derinliği bir bulma aracı olmaktan çıkıp yalnızca bir düzen aracına dönüşüyor.
İşe yarayan küçük kural seti
Beş kural, hepsi ölçülebilir.
Klasör ağacı iki seviyeyi geçmesin. Üçüncü seviye kurulduğunda notu yerleştirmek aramaktan uzun sürmeye başlıyor.
Klasörler yaşam döngüsünü gösterir. Aktif, Arşiv, Referans gibi. Konu adı klasöre girmez.
Etiketler tek bir yazım biçiminde olur. Küçük harf, tire ayraçlı, tekil. fiyatlandirma, fiyatlandırmalar değil.
Yeni etiket açmadan önce listeye bak. Var olan bir etiketin yakınına düşüyorsan onu kullan, çünkü yeni bir etiket açmak beş saniye sürerken sonradan iki etiketi birleştirip bütün notları gözden geçirmek yarım saat sürüyor.
Ayda bir etiket listesini oku. Yalnızca bir notta kullanılan etiket ya silinir ya da başka bir etikete katılır. Bu bakım işi on dakika sürüyor ve yapılmadığında sistem sessizce çürüyor.
Context’te bunun karşılığı
Notlar, görevler ve dosyalar aynı çalışma alanında durduğu için etiket üçünün arasından geçebiliyor: acme etiketi hem toplantı notunu hem ona bağlı görevi getiriyor. Türkçe arama tarafında da noktalı ve noktasız harfler eşleşecek şekilde normalize ediliyor, yani fiyatlandirma yazıp fiyatlandırma etiketli notu bulabiliyorsun.
Yine de araç kararı senin yerine vermiyor. Yukarıdaki beş kuralın işi bu.